Bu yazıda neler var?
Bilgi işlem sorumluluğunun sınırlarını belirlemekKontrol edilecek sistemleri ve sıklıkları tanımlamakSon kullanıcı ve uygulama taleplerini birleştirmekRaporlama ve değişiklik yönetimiAnlaşmayı mevcut çalışma biçiminize göre kurmakBilgi işlem görevlerinin sahibi belli olsunÖrnek: Şirkette bilgi işlem personeli var ama ek uzmanlık gerekiyorDüzenli kontrol ve rapor neyi göstermeli?Yeni ihtiyaçlar çıktığında nasıl ilerliyoruz?Sık sorulan sorularKomple ile uygulama ve destek
İşletmenizin bilgi işlem işlerini arıza anına bırakmadan planlayın. Komple, envanterden bakım takvimine, kullanıcı talebinden sistem kontrollerine kadar görev ve sorumlulukları belirlenmiş BT yönetimi sunar.
Bilgi işlem sorumluluğunun sınırlarını belirlemek
Bir işletmede sunucuyu kimin kontrol ettiği, yedek sonucunu kimin takip ettiği ve yeni kullanıcının hesabını kimin açtığı belli değilse işler arıza çıktığında birbirine karışabilir. Yönetilen hizmetin başlangıcında mevcut cihaz ve uygulama envanteri hazırlanır. İşletmenin kendi ekibinin görevleriyle Komple’nin üstleneceği işler ayrılır. Böylece destek sorumluluğu yalnızca ulaşılacak bir telefon numarasına bırakılmaz.
Kontrol edilecek sistemleri ve sıklıkları tanımlamak
Sunucu kapasitesi, yedek sonuçları, ağ erişimi, lisanslar ve kullanıcı hesapları farklı kontrol ihtiyaçları taşır. Her kurulumda aynı izleme aracı veya aynı hizmet saati kullanılmak zorunda değildir. Gerekli erişimler ve kapsam doğrulandıktan sonra kontrol takvimi hazırlanır. İzleme kurulacaksa hangi uyarının ne anlama geldiği ve kime ulaşacağı belirlenir. İşletmede bulunmayan bir izleme veya kesintisiz destek kapasitesi varmış gibi sunulmaz.
Son kullanıcı ve uygulama taleplerini birleştirmek
Bir çalışanın bilgisayar veya yazıcı problemiyle muhasebe programındaki erişim sorunu farklı uzmanlık gerektirebilir. Talebin iş etkisi belirlenerek doğru inceleme yapılır. Yeni personel, departman değişikliği ve ayrılış gibi olaylar için hesap ve cihaz işlemleri planlanabilir. Netsis, ağ ve sunucu konularının aynı ekip tarafından birlikte değerlendirilmesi sorunun farklı hizmet sağlayıcıları arasında belirsiz kalmasını azaltmayı hedefler.
Raporlama ve değişiklik yönetimi
Yapılan müdahaleler, tekrarlayan sorunlar ve önerilen iyileştirmeler kayıt altına alınır. Planlı değişikliklerde etkilenecek kullanıcılar ve bakım aralığı belirlenir. İşletme yöneticisi, teknik ayrıntılara hakim olmak zorunda kalmadan hangi işin neden gerektiğini ve hangi riskin ele alındığını görebilmelidir. Yeni cihaz, ek lisans veya proje gereksinimleri bakım hizmetinden ayrı tekliflendirilebilir.
Anlaşmayı mevcut çalışma biçiminize göre kurmak
Dış kaynak bilgi işlem, kendi personelinizin yerine bütün görevleri almak zorunda değildir. İşletmenin ekibine belirli alanlarda uzman desteği veya proje bazlı uygulama sağlanabilir. Kapsam, hizmet saatleri, yerinde ziyaretler, müdahale hedefleri ve dış bağımlılıklar yazılı olarak açıklanır. Gaziemir merkezli Komple, İzmir ve Menderes’te saha gerektiren işleri planlayarak; uygun talepleri ise uzaktan erişimle ele alır.
Karar vermeden önce bilmeniz gerekenler
Bilgi işlem görevlerinin sahibi belli olsun
Bir sunucunun diskini kimin kontrol ettiği veya yeni çalışanın hesabını kimin hazırladığı belli değilse işler sorun çıktığında gündeme gelir. Yönetilen BT hizmetinde önce görevler çıkarılır. Hangi iş şirket içinde kalacak, hangi iş Komple tarafından yürütülecek; bunlar açıklanır. Cihaz ve yazılım listesi hazırlanır. Kullanıcı taleplerinin nasıl alınacağı ve önceliğin nasıl belirleneceği konuşulur. Amaç bütün işleri tek bir belirsiz başlık altında toplamak değil, günlük sorumlulukları anlaşılır ve takip edilebilir hale getirmektir.
Örnek: Şirkette bilgi işlem personeli var ama ek uzmanlık gerekiyor
İç ekip günlük kullanıcı taleplerini yönetirken sunucu yenileme, güvenlik düzenlemesi veya Netsis sorunu için dışarıdan destek isteyebilir. Böyle bir durumda görev paylaşımı yapılır. Kimin kullanıcıyla iletişim kuracağı, kimin teknik işlemi uygulayacağı ve sonucu kimin doğrulayacağı belirlenir. Aynı işin iki kişi tarafından farklı şekilde yapılması önlenmeye çalışılır. Proje sırasında kullanılan bilgiler ve yapılan değişiklikler şirketle paylaşılır. Böylece dış kaynak desteği, mevcut ekibin yerini almak zorunda kalmadan onu tamamlayabilir.
Düzenli kontrol ve rapor neyi göstermeli?
Yapılan işlerin yalnızca uzun bir teknik listesi yönetim için yeterli olmayabilir. Hangi sorunun çözüldüğü, hangi işin beklediği ve hangi yatırımın neden önerildiği anlaşılır olmalıdır. Kapsama göre kapasite, yedekleme, kullanıcı hesapları ve uygulama sorunları takip edilir. Tekrarlayan talepler ayrıca değerlendirilir. İzleme sistemi kurulacaksa hangi uyarının ne zaman ele alınacağı belirlenir. Her anlaşma aynı saat ve kontrol kapsamını içermez; bu koşullar yazılı olarak açıklanır.
Yeni ihtiyaçlar çıktığında nasıl ilerliyoruz?
Yeni personel, farklı şube veya ek uygulama mevcut hizmetin kapsamını değiştirebilir. Günlük destek işiyle yeni proje ve ürün alımı birbirinden ayrılır. Gereken kapasite, lisans ve saha çalışması değerlendirilerek seçenekler sunulur. Şirketin karar verebilmesi için işin gerekçesi ve etkisi açıklanır. Komple, bakım düzeninin zamanla güncel kalmasını hedefler. Böylece işletme büyürken cihaz ve erişim bilgileri dağınık bir şekilde birikmek yerine kayıtlı bir düzen içinde yönetilebilir.
Sık sorulan sorular
Kendi bilgi işlem personelimiz varken hizmet alabilir miyiz?
Evet, mevcut ekibin görevleri korunarak belirli uzmanlık alanları veya proje işleri için destek kapsamı belirlenebilir.
Yönetilen hizmet otomatik olarak 7/24 destek midir?
Hayır. Hizmet saatleri, izleme kapsamı ve müdahale koşulları anlaşmada açıkça belirlenir.
Parça ve lisanslar aylık ücrete dahil mi?
Dahil ve hariç kalemler teklifte belirtilir. Bakım ücreti her yeni donanım veya lisansı kendiliğinden kapsamaz.